L’Agent Concierge s’occupe de vos clients déjà chez vous
Un voyageur qui ne trouve pas la clé, un locataire qui signale une fuite, un client qui veut savoir où en est sa voiture : l’Agent Concierge leur répond à votre place, avec vos consignes, et ne vous dérange que pour ce qui le mérite.
23 h. Votre voyageur est devant la porte, sans clé.
Il vous appelle, puis rappelle. Vous dormez, ou vous dînez avec vos proches. Demain, il racontera son arrivée ratée dans son commentaire. L’Agent Concierge décroche, vérifie sa réservation, lui donne la marche à suivre et vous laisse un résumé pour le matin.
Écoutez-le travailler
Pour l’entendre en vrai, appelez la ligne de démo : vous parlerez à l’Agent d’Accueil.
Appeler la démoCe que l’agent a fait
Voyageur entré dans le logement
- Demande
- Bloqué à l’arrivée, 23 h
- Vérification
- Réservation Fontaine, 3 nuits
- Réglé
- Nouveau code donné, clé récupérée
- Transmis
- Serviettes demain avant midi
Résumé envoyé à l’hôte, sans le réveiller
Ce qu’il fait pour vous
Répond pendant tout le séjour
De l’arrivée au départ, de jour comme de nuit, sur la ligne que vous donnez à vos clients.
Connaît les lieux
Wifi, parking, horaires, consignes de départ : il répond avec le livret d’accueil que vous avez validé.
Vérifie avant de donner un accès
Avant un code ou une information privée, il retrouve la réservation, le bail ou l’adhésion au nom de l’appelant.
Prend les petites demandes
Linge en plus, ampoule grillée, départ tardif, place de parking : il note, transmet à la bonne personne et confirme au client.
Donne des nouvelles
La voiture est-elle prête ? Les travaux avancent-ils ? Il répond avec l’état que votre équipe a noté.
Ne vous réveille que pour l’urgent
Fuite, panne de chauffage, souci de sécurité : il prévient tout de suite la personne d’astreinte. Le reste attend votre résumé du matin.
Ce qu’il ne fait pas
- Il ne donne aucun code ni aucune information privée à quelqu’un qu’il ne peut pas rattacher à une réservation ou à un contrat.
- Il n’accorde ni remise, ni nuit offerte, ni dédommagement en dehors des règles que vous avez écrites.
- Il ne remplace pas un réparateur : il décrit la panne, prévient votre prestataire et tient le client informé.
Où il travaille
Le même poste, réglé avec les mots, les questions et l’agenda de chaque métier.
Hôtels et locations courte durée
Accueille les voyageurs à toute heure, règle les arrivées compliquées, les départs tardifs et les demandes de linge.
Gestion locative et syndics
Répond aux locataires sur les interventions en cours et les rendez-vous, et transmet chaque signalement au bon prestataire.
Instituts, spas et salles de sport
Répond aux membres de votre salle ou de votre spa : horaires, planning des cours, suspension d’abonnement, objet oublié au vestiaire.
Relié à vos réservations
Il reconnaît le client grâce à vos réservations ou vos contrats, envoie les codes et les confirmations par SMS et prévient votre équipe.
Twilio
Google Agenda
Cal.com- Votre logiciel de réservation ou de gestion, sur demande
Comment on le met en place
On le recrute comme un collaborateur : on écrit sa fiche de poste, on le branche sur vos outils, puis on l’écoute travailler.
- 1
Lister les questions de vos clients
Ce qu’ils demandent pendant leur séjour ou leur contrat, à quelle heure, et ce qui vous réveille aujourd’hui.
- 2
Écrire son livret de réponses
Accès, consignes, horaires, petites demandes autorisées, règles de vérification, numéros d’astreinte. Vous validez chaque réponse.
- 3
Le relier à vos réservations
Il retrouve le client dans vos réservations ou vos contrats. On l’essaie sur vos situations les plus pénibles avant le premier séjour.
- 4
Compléter le livret chaque mois
On relit ses échanges, on ajoute les réponses qui manquaient et on ajuste ce qui doit vous être transmis.
Le mieux, c’est d’essayer.Appelez maintenant.
Appelez, choisissez un métier et jouez le client. Vous parlez à notre Agent d’Accueil : il vous qualifie et fixe le rendez-vous. La démo répond en français.
Le reste de l’équipe
Commencez par un agent. Ajoutez-en quand votre activité en a besoin.
Agent Commercial
Rappelle chaque demande en 60 s
Voir le posteAgent d’Accueil
Décroche à chaque appel, jour et nuit
Voir le posteAgent de Réactivation
Rappelle vos anciens clients
Voir le posteAgent Satisfaction
Prend des nouvelles après chaque prestation
Voir le posteBras droit
Passe vos appels, résume les autres
Voir le posteVous choisissez. Une ligne dédiée peut figurer dans le livret d’accueil, le bail ou la confirmation. Vous pouvez aussi renvoyer votre numéro actuel vers l’agent le soir et le week-end.
Il demande le nom, puis la réservation, le logement ou le contrat, et vérifie dans vos données. Sans correspondance, il ne donne ni code ni information privée et vous transmet la demande.
Vous écrivez la liste de ce qui est urgent : fuite, panne de chauffage, porte bloquée sans solution. Dans ces cas, il appelle tout de suite la personne d’astreinte et dit au client ce qui va se passer.
Oui. Pour un atelier, il dit au client où en est sa voiture et quand la récupérer. Pour un événement, il répond aux invités sur l’accès, le programme et le vestiaire. Le principe reste le même : des clients déjà chez vous, des réponses que vous avez validées.
Oui, en français ou en anglais. La langue se choisit à la mise en place, par exemple l’anglais pour une ligne réservée aux voyageurs étrangers.