- Trie les urgences
- Ouvre les tickets
- Prévient l’artisan d’astreinte
- Répond aux copropriétaires
Les agents utiles à un cabinet de gestion
Commencez par celui qui soulage le plus votre standard. Les autres viendront si le besoin se présente.
Agent Concierge
Répond aux locataires et aux copropriétaires, ouvre le ticket et prévient l’artisan d’astreinte selon vos règles.
Voir le posteAgent d’Accueil
Décroche sur le standard du cabinet et oriente chaque appel : préavis, clés, charges, assemblée.
Voir le posteBras droit
Appelle les artisans pour confirmer les interventions prévues et vous fait le point chaque matin.
Voir le posteAgent Commercial
Rappelle en moins d’une minute le propriétaire qui demande une mise en gestion sur votre site.
Voir le posteVotre ligne répond, même un samedi à 23 h
L’agent écoute le locataire, vérifie l’immeuble et le logement, ouvre le ticket et prévient l’artisan d’astreinte si vos règles le prévoient. Lundi matin, tout est dans le dossier.
Contact créé
Locataire (06) •• •• 23 85 — Les Platanes, bât. B
Voir le contact
Dégât des eaux
Agent Concierge · Samedi à 23 h 08
- De l’eau tombe du plafond de la salle de bains depuis une heure.
- Ticket n° 4182 ouvert, plombier d’astreinte prévenu.
Voir le résumé
Chaque appel retrouve son immeuble et son logement
La nuit, seule la personne d’astreinte est réveillée
Le mieux, c’est d’essayer.Appelez maintenant.
La ligne de démo joue l’Agent d’Accueil de sept cabinets fictifs, et la gestion locative n’en fait pas partie. L’échange ci-dessous est un exemple de ce que votre agent dirait à un locataire.
Pensé pour les gestionnaires que tout le monde appelle
Locataires, propriétaires, copropriétaires, artisans : la ligne ne s’arrête jamais. Vos agents répondent, ouvrent le bon ticket et ne vous passent que ce qui demande un gestionnaire.
Le cabinet répond, même fermé
Un dégât des eaux ne prévient pas. L’appel du samedi soir est pris, le ticket ouvert et l’artisan prévenu selon vos consignes.
Distingue l’urgence
Fuite, chauffage en panne en hiver, porte d’entrée bloquée : l’agent suit votre liste.
Ouvre le ticket
Immeuble, logement, photos, numéro de dossier
Prévient l’astreinte
Le bon artisan, selon l’heure et l’immeuble.
Comment vos agents tiennent la ligne du cabinet
Chaque appel finit dans un dossier, rattaché à l’immeuble et au logement. Vos gestionnaires reprennent la main là où il faut décider.
L’agent reconnaît l’appelant
Il demande l’adresse, le bâtiment et le logement, puis établit s’il parle à un locataire, à un propriétaire bailleur ou à un copropriétaire.
- Retrouve l’immeuble et le lot
- Sait si c’est un locataire ou un copropriétaire
- Écoute le problème jusqu’au bout
- Répond aussi la nuit et le week-end
Mardi à 12 h 31
Bernard Lefèvre, nouveau numéro de portable
L’agent applique vos règles d’urgence
Vous écrivez une fois ce qui est urgent et qui appeler. L’agent suit cette liste à la lettre, à 15 h comme à 3 h du matin.
- Suit votre liste d’urgences
- Prévient l’artisan d’astreinte
- Ouvre le ticket avec les photos
- Vous alerte si personne ne répond
Dimanche à 20 h 47
n° 4190 · parties communes · Belvédère A
L’agent traite le courant
Préavis, attestation, double de clé, question sur les charges : l’agent répond avec vos documents et prépare la suite pour le gestionnaire.
- Enregistre les préavis reçus
- Note les demandes de clés et de badges
- Vous laisse valider chaque courrier
- Ses consignes : vos immeubles et vos artisans
Thomas demande quand il récupérera son dépôt de garantie
Thomas Lebrun, départ le 31 janvier
Vendredi 31 janvier à 10 h
Mardi à 12 h 31
Bernard Lefèvre, nouveau numéro de portable
Les autres secteurs que nous servons
Des estimations fixées, même en visite.
Le vendeur appelle pendant que vous faites visiter un autre bien. Votre agent répond, comprend le projet et fixe l’estimation avant qu’il n’appelle l’agence d’en face.
La fuite d’abord, le devis juste après.
Le soir d’un orage, votre téléphone sonne sans arrêt. Votre agent répond à chaque appel, envoie l’urgence à votre équipe et cale les visites de la semaine, avant que vos clients n’essaient un autre couvreur.
Des essais fixés, même pendant une livraison.
Vous remettez les clés d’une voiture neuve quand une demande arrive d’une annonce. Votre agent rappelle l’acheteur, note sa reprise et fixe l’essai pendant que la concession d’à côté laisse sonner.
Absent de la liste ?
Dites-nous comment vos clients vous appellent. Nous écrivons la fiche de poste de votre agent et vous envoyons une proposition écrite (mise en place, puis abonnement mensuel) avant tout travail.
Branché sur vos outils
Le reste se relie par n8n, ou par Make et Zapier si vous les utilisez déjà.Recrutez le premier agent du cabinet
Nous partons de votre standard, de votre liste d’immeubles et de vos artisans habituels.
Le standard ne change pas
Le numéro inscrit sur vos avis d’échéance et dans les halls d’immeuble est renvoyé vers votre agent. Personne n’a à le changer.
Vos astreintes, vos règles
Plombier, électricien, serrurier : vous dites qui appeler pour quel immeuble, et à partir de quelle heure.
Vos tickets là où vous les suivez
Résumés par e-mail et par SMS en standard ; votre logiciel de gestion locative ou de syndic, sur demande.
Vous. Nous écrivons ensemble la liste : fuite active, chauffage en panne en hiver, porte d’entrée bloquée, et ainsi de suite. L’agent suit cette liste et ne décide rien en dehors.
Oui, si vos règles le prévoient. Il appelle l’artisan désigné pour l’immeuble, lui donne l’adresse et le numéro de ticket, et vous prévient s’il ne répond pas.
Non. Il ne donne aucun avis sur le bail, le dépôt de garantie ou un litige entre voisins. Il note la question et la transmet au gestionnaire.
Une mise en place, puis un abonnement mensuel pour chaque agent. Le montant figure dans une proposition écrite, envoyée après l’appel de cadrage et avant tout travail.