- Prend les rendez-vous
- Déplace et annule
- Rappelle la veille
- Gère la liste d’attente
Les agents qui travaillent pour une clinique
Un seul suffit pour commencer. Les autres viendront si le besoin apparaît.
Agent d’Accueil
Décroche quand le secrétariat est occupé, prend, déplace ou annule le rendez-vous et explique l’accès.
Voir le posteAgent Concierge
Appelle la veille pour confirmer, rappelle les pièces à apporter et propose une place libérée à la liste d’attente.
Voir le posteAgent de Réactivation
Rappelle les patients qui n’ont pas pris rendez-vous depuis plus d’un an.
Voir le posteBras droit
Confirme vos commandes auprès des fournisseurs et vous fait chaque matin le point sur l’agenda du jour.
Voir le posteVotre ligne répond pendant les consultations
L’Agent d’Accueil décroche, propose les créneaux de votre agenda et répond aux questions pratiques. Toute question médicale part vers votre équipe.
Contact créé
Nouveau contact (06) •• •• 15 90 — première consultation
Voir le contact
Demande de rendez-vous
Agent d’Accueil · Aujourd’hui à 12 h 48
- L’appelante souhaite une première consultation et demande où se garer.
- Rendez-vous fixé lundi à 9 h 15, plan d’accès envoyé.
Voir le résumé
Le motif reste général : aucune donnée de santé dans les notes
Un créneau annulé repart vers la liste d’attente
Le mieux, c’est d’essayer.Appelez maintenant.
Au bout du fil, la démo vous fait parler à l’Agent d’Accueil de sept cabinets fictifs, de l’avocat au courtier. Aucune clinique n’en fait partie : l’échange ci-dessous est un exemple écrit pour un cabinet dentaire.
Pensé pour un secrétariat qui ne peut pas tout prendre
L’assistante est au fauteuil, la secrétaire accueille un patient au comptoir. Vos agents gèrent l’agenda au téléphone et laissent les questions médicales à vos praticiens.
Chaque appel trouve un créneau
Un appel manqué devient souvent un rendez-vous pris ailleurs. L’agent répond, propose les places libres et confirme par SMS.
Tient l’agenda à jour
Prise, déplacement et annulation, directement dans l’agenda de chaque praticien.
Rappelle la veille
Confirmation par SMS, appel si pas de réponse
Reste sur le pratique
Aucun avis médical : il transmet à votre équipe.
Comment vos agents travaillent pour la clinique
De l’appel à la salle d’attente, chaque étape est notée sans détail médical. Votre équipe garde la relation de soin.
L’agent trouve le créneau
Un patient appelle pendant une consultation. L’Agent d’Accueil demande le type de rendez-vous et le praticien souhaité, puis propose les places libres de l’agenda.
- Décroche au nom de la clinique
- Distingue nouveau patient et suivi
- Lit l’agenda de chaque praticien
- Donne jours et heures d’ouverture
Aujourd’hui à 12 h 48
Léa Fabre, 06 •• •• 15 90
L’agent prépare la venue
Le rendez-vous pris, le patient reçoit l’adresse, l’accès et la liste des pièces à apporter. La veille, un rappel lui demande de confirmer.
- Envoie l’adresse et le plan d’accès
- Liste les documents à apporter
- Rappelle la veille par SMS
- Déplace le rendez-vous si besoin
Léa a répondu OUI à 18 h 02
L’agent remplit les trous
Une annulation libère une place : l’agent appelle la liste d’attente. Une question médicale arrive : elle part vers votre équipe, telle quelle.
- Propose la place libérée à la liste d’attente
- Transmet toute question médicale
- Relisez chaque appel
- Ses consignes : vos praticiens et vos règles
Hugo Martin, vendredi 11 h
Le créneau de vendredi 11 h est libre
Question sur un suivi : rappel prévu ce soir
Aujourd’hui à 12 h 48
Léa Fabre, 06 •• •• 15 90
Les autres secteurs que nous servons
Des estimations fixées, même en visite.
Le vendeur appelle pendant que vous faites visiter un autre bien. Votre agent répond, comprend le projet et fixe l’estimation avant qu’il n’appelle l’agence d’en face.
La fuite d’abord, le devis juste après.
Le soir d’un orage, votre téléphone sonne sans arrêt. Votre agent répond à chaque appel, envoie l’urgence à votre équipe et cale les visites de la semaine, avant que vos clients n’essaient un autre couvreur.
Des essais fixés, même pendant une livraison.
Vous remettez les clés d’une voiture neuve quand une demande arrive d’une annonce. Votre agent rappelle l’acheteur, note sa reprise et fixe l’essai pendant que la concession d’à côté laisse sonner.
Absent de la liste ?
Dites-nous comment vos clients vous appellent. Nous écrivons la fiche de poste de votre agent et vous envoyons une proposition écrite (mise en place, puis abonnement mensuel) avant tout travail.
Branché sur vos outils
Le reste se relie par n8n, ou par Make et Zapier si vous les utilisez déjà.Recrutez le premier agent de la clinique
Nous partons de votre ligne, de votre agenda et de vos consignes d’accueil. Le secrétariat garde la main sur tout.
Le numéro de la clinique ne change pas
Votre ligne est renvoyée vers l’agent aux heures que vous choisissez : pause de midi, soirée, débordement.
Un agenda par praticien
L’agent sait qui reçoit quel type de rendez-vous, et quels jours.
Votre agenda en ligne, branché
Google Agenda ou Cal.com en standard ; votre logiciel de prise de rendez-vous, sur demande.
Jamais. Il ne parle ni de symptômes ni de traitements. Toute question médicale est notée telle quelle et transmise à votre équipe, qui rappelle le patient.
Il applique vos consignes : transfert immédiat au secrétariat ou au praticien, ou rappel des numéros d’urgence. Il ne juge jamais lui-même la gravité.
Le nom, le numéro, le type de rendez-vous et le créneau. Aucun motif médical détaillé dans ses notes. Ce qu’il apprend d’un patient ne sert jamais pour un autre appelant.
Une mise en place puis un abonnement mensuel pour chaque agent. Vous recevez une proposition écrite après l’appel de cadrage, avant que le travail commence.