- Rappelle les demandes de devis
- Qualifie l’événement
- Fixe la visite du lieu
- Répond aux invités
Les agents utiles à un lieu ou un organisateur
Embauchez d’abord celui qui vous manque. Vous en ajouterez d’autres plus tard.
Agent Commercial
Rappelle dans la minute chaque demande de devis, vérifie la date et fixe la visite du lieu.
Voir le posteAgent d’Accueil
Répond aux appels sur les salles, les capacités et les dates libres, puis réserve la visite.
Voir le posteAgent Concierge
Renseigne les invités avant et pendant l’événement : accès, horaires, parking, navettes.
Voir le posteAgent Satisfaction
Appelle les mariés ou l’entreprise après l’événement, recueille l’avis et vous alerte si quelque chose a déçu.
Voir le posteVotre ligne répond, même un soir de réception
Pendant que vous tenez un événement, l’agent prend l’appel suivant, vérifie la date demandée et fixe la visite. Le résumé vous attend à la fin de la soirée.
Contact créé
Nouveau contact (06) •• •• 48 93 — mariage, 120 invités
Voir le contact
Demande de devis
Agent Commercial · Mardi à 21 h 17
- Mariage le 13 juin, environ 120 invités, dîner et soirée dansante.
- Date libre, visite du domaine fixée samedi à 15 h.
Voir le résumé
Chaque demande arrive avec sa date, son nombre d’invités et son budget indicatif
Le client se rappelle depuis la fiche, sans chercher son numéro
Le mieux, c’est d’essayer.Appelez maintenant.
La ligne de démo fait jouer à l’Agent d’Accueil sept cabinets fictifs. Les lieux de réception n’en font pas partie : l’appeler vous donne une idée de la voix, pas de votre métier. L’échange présenté ici est un exemple : l’Agent Commercial rappelle une demande de devis pour un domaine qui reçoit des mariages.
Pensé pour les équipes prises par l’événement du jour
Les demandes de devis arrivent le soir et le week-end, souvent en pleine réception. Vos agents rappellent, qualifient le projet et fixent la visite.
Une demande de devis n’attend plus lundi
Le formulaire rempli un vendredi soir est rappelé dans la minute. Date, invités et budget sont notés avant que le couple ne visite un autre lieu.
Qualifie avec vos questions
Type d’événement, date, invités, budget indicatif.
Remplit l’agenda des visites
Mariage, 120 invités, visite samedi
Renseigne les invités
Accès, horaires et navettes, le jour J.
21×
plus de chances, rappelée en 5 minutes
Une demande rappelée dans les cinq minutes avait 21 fois plus de chances d’être qualifiée qu’une demande rappelée au bout de trente minutes.
Lead Response Management Study
MIT et InsideSales.com, 2007
De la demande de devis au jour J
Rappel, visite, questions des invités puis avis : chaque échange est noté. Le devis et la négociation restent entre vos mains.
L’agent rappelle la demande
Dès qu’un formulaire arrive, l’Agent Commercial rappelle la personne, vérifie que la date est libre et pose vos questions de qualification.
- Rappelle dans la minute
- Vérifie la date demandée
- Note le nombre d’invités
- Demande un budget indicatif
Jeudi à 18 h 03
Karine Vidal, 06 •• •• 81 47
L’agent organise la visite
L’appel terminé, la visite est bloquée dans votre agenda, la confirmation part et la fiche de l’événement est prête pour votre devis.
- Bloque le créneau de visite
- Envoie l’accès et l’heure
- Prépare la fiche pour le devis
- Vous rappelle la visite la veille
Séminaire Ardent, salle plénière et déjeuner
L’agent accompagne les invités
Le jour venu, l’Agent Concierge répond aux invités. Après l’événement, l’Agent Satisfaction prend des nouvelles et demande l’avis.
- Donne l’accès et les horaires
- Rappelle l’heure des navettes
- Passe le problème au responsable sur place
- Demande l’avis après la fête
Un invité demande s’il peut garer son camping-car sur place
Les mariés rappelés une semaine après la fête
Jeudi à 18 h 03
Karine Vidal, 06 •• •• 81 47
Les autres secteurs que nous servons
Des estimations fixées, même en visite.
Le vendeur appelle pendant que vous faites visiter un autre bien. Votre agent répond, comprend le projet et fixe l’estimation avant qu’il n’appelle l’agence d’en face.
La fuite d’abord, le devis juste après.
Le soir d’un orage, votre téléphone sonne sans arrêt. Votre agent répond à chaque appel, envoie l’urgence à votre équipe et cale les visites de la semaine, avant que vos clients n’essaient un autre couvreur.
Des essais fixés, même pendant une livraison.
Vous remettez les clés d’une voiture neuve quand une demande arrive d’une annonce. Votre agent rappelle l’acheteur, note sa reprise et fixe l’essai pendant que la concession d’à côté laisse sonner.
Absent de la liste ?
Dites-nous comment vos clients vous appellent. Nous écrivons la fiche de poste de votre agent et vous envoyons une proposition écrite (mise en place, puis abonnement mensuel) avant tout travail.
Branché sur vos outils
Le reste se relie par n8n, ou par Make et Zapier si vous les utilisez déjà.Recrutez le premier agent de votre lieu
Nous partons de vos formulaires de devis, de votre planning de dates et de vos questions habituelles. Votre équipe commerciale garde sa façon de vendre.
Branchez vos formulaires de devis
Chaque demande envoyée depuis votre site déclenche le rappel. Les autres sources, comme les annuaires de lieux, sur demande.
Votre planning de dates
Google Agenda ou Cal.com en standard pour les visites ; votre logiciel de gestion d’événements, sur demande.
Vos questions de qualification
Type d’événement, nombre d’invités, budget, traiteur : vous choisissez ce que l’agent demande, et dans quel ordre.
Les vôtres. En général : type d’événement, date, nombre d’invités, budget indicatif, besoins en traiteur ou en hébergement. Les réponses arrivent sur la fiche, prêtes pour le devis.
Non. Il qualifie et fixe la visite. Devis, tarifs et remises restent les vôtres ; il ne s’engage sur aucun prix que vous n’avez pas écrit.
Oui, si vos règles le prévoient : durée de l’option, dates concernées. Sinon, il note la demande et vous la transmet pour que vous décidiez.
Non. L’Agent Commercial rappelle seulement ceux qui ont laissé une demande : formulaire, appel manqué ou message.
Une mise en place au départ, puis un abonnement mensuel pour chaque agent. Vous recevez une proposition écrite après l’appel de cadrage, avant que nous commencions.